Con motivo del Programa de capacitación 2015, organizado por el Sistema de Gestión de la Calidad de las Secretarías y Unidades Administrativas (SGCSyUA) de la UNAM, Manuel Valadez, coordinador de Bienes y Suministros de la Facultad de Ingeniería (FI), y Abel Rubio, jefe del Departamento de Bienes y Suministros de Secretaría General UNAM, presentaron, el pasado 24 de marzo en la sala de juntas de los Consejos Académicos de Ciudad Universitaria, sus desarrollos para la capacitación y difusión de buenas prácticas de gestión y de mejoramiento de los procesos.

Manuel Valadez expuso las ventajas de utilizar dos de los muchos sistemas que existen para el control y manejo de inventarios: uno, desarrollado a base de programación Delfy, empleado en el control patrimonial del Palacio de Minería; otro elaborado con Acces y utilizado en la organización de los miles de bienes que posee la FI.

Ambos sistemas de Control Patrimonial, sostiene Valadez, registran la movilidad de los bienes, generan códigos de barras y agilizan la ubicación de un bien. Sin embargo, el segundo destaca por disminuir la recurrencia en el robo o extravío de los aproximadamente 50 mil bienes que posee la FI. Cabe destacar que el registro, organización y búsqueda de los bienes en el sistema se hace por fecha de actualización de los movimientos de bienes, altas y bajas, áreas de la dependencia a la que pertenecen, por las personas responsables de los mismos, entre otras categorías.

Por su parte, Abel Rubio y Luis Armando Sánchez, expusieron la manera en que debe emplearse su sistema de control patrimonial, el cual diseñaron para organizar los 245 bienes patrimoniales de la Secretaría General. De la misma forma en que operan los sistemas anteriores, el suyo mejora la elaboración de los inventarios, en sentido de que identifica los movimientos de los bienes en tiempo real y se apega a normatividades del Sistema de Gestión de la Calidad y el de la Dirección General del Patrimonio Universitario.

Finalmente, Abel Rubio destacó, como una de sus ventajas, el aumento en la eficiencia de la productividad que esta herramienta le brinda a la Secretaria General en términos de reducción de costos de papelería, personal, tiempo y, sobre todo, en la disminución de errores al momento de realizar y actualizar el inventario de bienes. Por esto, el sistema presume ser "amigable" para los usuarios.